6/2019. (XII. 12.) jegyzői szabályzat

a Gyomaendrődi Közös Önkormányzati Hivatal Másolatkészítési szabályzatáról

A szabályzat alapadatai
Szabályzat megnevezése Gyomaendrődi Közös Önkormányzati Hivatal
Másolatkészítési szabályzata
A szabályzatot kiadó szerv megnevezése Gyomaendrődi Közös Önkormányzati Hivatal
Verzió 1.0
Kiadás dátuma 2019. december 12.
Hatályosság kezdete 2020. január 1.

Az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény 12. § (1) bekezdésében foglaltak végrehajtása érdekében, valamint az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet 55. § (8) bekezdésében foglalt felhatalmazás alapján, a Gyomaendrődi Közös Önkormányzati Hivatal jegyzője a papíralapú és elektronikus dokumentumokról történő hiteles másolatok készítését a következők szerint szabályozza:

I. A SZABÁLYZAT CÉLJA, HATÁLYA

1. Gyomaendrődi Közös Önkormányzati Hivatal (a továbbiakban: Hivatal) Másolatkészítési Szabályzatának (a továbbiakban: Szabályzat) célja

a) a Hivatalnál megtalálható papíralapú iratok hiteles elektronikus irattá történő átalakítására, valamint

b) a Hivatal által elektronikusan kiadmányozott irat hiteles papíralapú irattá történő átalakítására

vonatkozó szabályok meghatározása az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény (a továbbiakban: E-ügyintézési tv.), valamint az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Eür.) rendelkezéseinek figyelembevételével.

2. A Szabályzat hatálya a Hivatalra és az általa kezelt iratokra (papíralapú és elektronikus) terjed ki.

II. ÉRTELMEZŐ RENDELKEZÉSEK

3. A Szabályzat alkalmazásában:

a) együttműködő szerv: az E-ügyintézési tv. 51. § (1) bekezdésében meghatározott szervek;

b) iratkezelő szoftver: az Iratkezelési Szabályzatban meghatározott informatikai alkalmazás;

c) képi megfelelés: az Eür. 2. § 5. pontjában meghatározott fogalom;

d) másolatkészítő rendszer: az Eür. 2. § 7. pontjában meghatározott fogalom;

e) metaadat: a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 3/2018. (II. 21.) BM rendelet 3. § 29. pontjában meghatározott fogalom;

f) papíralapú dokumentum: papíron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat, amely bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett;

g) tartalmi megfelelés: az Eür. 2. § 11. pontjában meghatározott fogalom.

III. HITELES MÁSOLATKÉSZÍTÉS ÁLTALÁNOS SZABÁLYAI

4. Csak olyan személy jogosítható fel másolat hitelesítésére, aki a Hivatallal közszolgálati jogviszonyban áll.

5. A másolat hitelesítésére feljogosított személyeket az 1. melléklet határozza meg.

6. A másolat hitelesítésére jogosult személyekről a jegyző az osztályvezető, illetve az kirendeltség vezető felterjesztése alapján dönt.

7. A másolat hitelesítésére feljogosított személyek foglalkoztatási jogviszonyának megszűnése, megszüntetése esetén a jogosultságokkal kapcsolatos módosításokat az osztályvezető, kirendeltség vezető soron kívül kezdeményezi a jegyzőnél. Amennyiben a hiteles másolatkészítésre feljogosított személyek körében változás következik be, a módosított szabályzatot a gyomaendrődi önkormányzat honlapján kell publikálni.

8. Ezen Szabályzat mindenkor hatályos különböző időállapotait meg kell őrizni oly módon, hogy az egy adott napon másolat hitelesítésére feljogosított személyek köre utólag bármikor megállapítható legyen.

IV. A PAPÍRALAPÚ DOKUMENTUMOKRÓL ELEKTRONIKUS ÚTON TÖRTÉNŐ MÁSOLAT KÉSZÍTÉSÉNEK SZABÁLYAI

9. A Hivatalnál megtalálható papíralapú iratot az ügyfél kérelmére vagy más együttműködő szerv ilyen irányú kérelme alapján a 10. pontban foglalt kivétellel hiteles elektronikus másolattá kell átalakítani (a továbbiakban: digitalizálás).

10. Nem digitalizálhatók

a) a minősített iratok,

b) azok a küldemények, melyek elektronikus irattá történő átalakítása technikai okból nem lehetséges.

11. A papíralapú dokumentumhoz - utolsó oldalként - a hitelesítési záradék szövegét tartalmazó papír alapú dokumentumot (a továbbiakban: hitelesítési záradék) kell csatolni. A hitelesítési záradék tartalmát a 2. melléklet tartalmazza képi vagy tartalmi megfelelés esetén.

12. A papíralapú dokumentumról és a hitelesítési záradékról 300*300 dpi, felbontású, színes, PDF formátumú egyetlen, több oldalas állományt kell készíteni.

13. Amennyiben lehetséges, akkor olyan elektronikus másolatot kell készíteni, amely a papíralapú dokumentum teljes tartalmát tartalmazza, biztosítja a képi megfelelést.

14. Részleges másolat vagy elektronikus kivonat (továbbiakban együtt: tartalmi megfelelés) csak kivételesen indokolt esetben készíthető, ebben az esetben:

a) részleges másolat esetén a hitelesítési záradékban rögzíteni kell, hogy a másolat a digitalizálás alapjául szolgáló papíralapú dokumentumot mely részében tartalmazza,

b) elektronikus kivonat esetén a hitelesítési záradékban rögzíteni kell, hogy a készített elektronikus kivonat a papíralapú dokumentumot mely részében, a dokumentumba foglalt információtartalmat milyen korlátozásokkal tartalmazza.

15. Ha technikai okok miatt (túl nagy fájlméret) egy dokumentum csak több fájlba szkennelhető, a hitelesítési záradékot valamennyi állománynak tartalmaznia kell. Ebben az esetben a hitelesítési záradékra rá kell vezetni, hogy az adott állomány a dokumentum mely részét tartalmazza.

16. Amennyiben a hitelesítendő iratcsomag több iratot tartalmaz, úgy az iratokról külön-külön kell a hiteles elektronikus másolatot elkészíteni.

17. Az ügyfél vagy az együttműködő szerv ilyen irányú kérelmének beérkezése esetén - a 10. pont szerinti iratokat kivéve - az elektronikus másolat hitelesítésére feljogosított személy a 12. pont szerinti szkennelést követően megállapítja a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését.

18. A másolatkészítés sikeres, ha az eredeti papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelése megállapítható.

19. Amennyiben a képi vagy tartalmi megfelelés nem állapítható meg, a másolatkészítést meg kell ismételni, valamint a képi vagy tartalmi megfelelés megállapítására nem alkalmas elektronikus dokumentumot törölni kell.

20. A képi vagy tartalmi megfelelés megállapítását követően az elektronikus másolat hitelesítésére feljogosított munkatárs:

a) az Eür. 55. § (4) bekezdésében foglaltaknak megfelelő személyre szóló elektronikus aláírásával vagy

b) az Eür. 55. § (4) bekezdésében foglaltaknak megfelelő elektronikus bélyegzővel vagy

c) az iratkezelő szoftverből elérhető, Eür. 113. § szakaszában szabályozott azonosításra visszavezetett dokumentumhitelesítési szolgáltatással

hitelesíti a másolatot. Az iratkezelő szoftverbe az így előállított, hitelesített állományt kell eltárolni.

V. AZ ELEKTRONIKUSAN KIADMÁNYOZOTT DOKUMENTUMRÓL HITELES PAPÍR ALAPÚ MÁSOLAT KÉSZÍTÉSÉNEK RENDJE

21. A Hivatal által elektronikusan kiadmányozott iratról az ügyfél kérelmére - ha az nem az E-ügyintézési tv. szerinti együttműködő szerv, nem kötelezett elektronikus ügyintézésre és azt nem is vállalta - hiteles papír alapú másolatot kell készíteni.

22. Az elektronikusan kiadmányozott iratról készített papíralapú másolatot az 1. mellékletben meghatározott, másolat hitelesítésére feljogosított személyek hitelesíthetik.

23. A hitelesítés az elektronikusan kiadmányozott irat kinyomtatott példányának záradékolásával történik. A záradék szövegét a 3. melléklet határozza meg.

24. A záradékolás az utolsó oldalra kézzel írva vagy külön hitelesítési záradék hozzácsatolásával vagy a záradék szövegének megfelelő tartalmú bélyegző használatával is elvégezhető.

VI. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

25. Ez a Szabályzat 2020. január 1-én lép hatályba.

26. A Szabályzat rendelkezéseit a hatályba lépését követően indult ügyekben kell alkalmazni.

27. A Szabályzat hatályos időállapotú változatának nyilvános, elektronikus közzétételének helye Gyomaendrőd Város Önkormányzatának, Hunya Község Önkormányzatának és Csárdaszállás Községi Önkormányzat hivatalos honlapja.

28. A Szabályzatban foglalt előírások valamennyi foglalkoztatottal való megismertetése az egyes szervezeti egységek vezetőinek feladata.

Gyomaendrőd, 2019. december 12.
Pap-Szabó Katalin
jegyző

1. melléklet
Ssz. Másolathitelesítési jogosultsággal rendelkező személy neve Szervezeti egység megnevezése Másolatkészítő beosztása Másolatkészítési jogosultság kezdete (éééé.hh.nn.) Másolatkészítési jogosultság vége (éééé.hh.nn.)
1 Jakucs Mária Titkárság ügyintéző 2020.01.01.
2 Hoffmanné Szabó Gabriella Titkárság ügyintéző 2020.01.01
3 Arnótszky Györgyné Adó Osztály ügyintéző 2020.01.01
4 Farkas Imre Adó Osztály ügyintéző 2020.01.01
5 Nagy Réka (január 31-ig) Városüzemeltetési Osztály ügyintéző 2020.01.01 2020.01.31.
6 Csényi István Városüzemeltetési Osztály ügyintéző 2020.01.01
7 Pardi László Városüzemeltetési Osztály osztályvezető 2020.01.01
8 Albert Ildikó Közigazgatási Osztály ügyintéző 2020.01.01
9 Balázs Róbert Közigazgatási Osztály ügyintéző 2020.01.01
10 Omiliákné Csikós Anikó Közigazgatási Osztály ügyintéző 2020.01.01
11 Keresztesné Jáksó Éva Közigazgatási Osztály osztályvezető 2020.01.01
12 Fagyas Dóra Közigazgatási Osztály ügyintéző 2020.01.01
13 Tóth Enikő Közigazgatási Osztály ügyintéző 2020.01.01
14 Galambos Zoltánné Közigazgatási Osztály ügyintéző 2020.01.01
15 Komroczki Edit Közigazgatási Osztály ügyintéző 2020.01.01
16 Petényi Roland Településfejlesztési Osztály ügyintéző 2020.01.01
17 Mile Erika Településfejlesztési Osztály ügyintéző 2020.01.01
18 Kürtiné Erdősi Klára Településfejlesztési Osztály ügyintéző 2020.01.01
19 Weigertné Szilágyi Erika Településfejlesztési Osztály ügyintéző 2020.01.01
20 Pázsitné Vrbovszki Judit Csárdaszállási Kirendeltség ügyintéző 2020.01.01
21 Gál Anita Csárdaszállási Kirendeltség ügyintéző 2020.01.01
22 Buza Anita Hunyai Kirendeltség ügyintéző 2020.01.01
23 Bella Andrea Hunyai Kirendeltség ügyintéző 2020.01.01
24 Balogh Rita Hunyai Kirendeltség ügyintéző 2020.01.01
25 Takács Gabriella Pénzügyi Osztály ügyintéző 2020.01.01
26 Rávainé Szujó Tünde Pénzügyi Osztály ügyintéző 2020.01.01

A másolat hitelesítésére feljogosított személyek2. melléklet

Papíralapú iratról készített elektronikus másolat, részleges másolat vagy elektronikus kivonat

Képi megfelelés esetén:

HITELESÍTÉSI ZÁRADÉK

Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező hiteles másolat.

Iktatószám1:

Másolatkészítő szervezet: Gyomaendrődi Közös Önkormányzati Hivatal (szervezeti egység megnevezése)

Másolat hitelesítését végző személy neve: (a hitelesítést végző személy neve)

Másolatkészítés időpontja: (éééé.hh.nn.)

Másolatkészítési szabályzat megnevezése: (Gyomaendrődi Közös Önkormányzati Hivatalának Másolatkészítési Szabályzata)

Másolatkészítési szabályzat verziószáma:

Másolatkészítési rend elérhetősége (az a pontos honlap link, ahol a szabályzat elérhető):

Tartalmi megfelelés esetén (részleges másolat):

HITELESÍTÉSI ZÁRADÉK

Részleges másolat, amely a másolatkészítés alapjául szolgáló papíralapú dokumentumot az alábbiak szerint részben tartalmazza:2

Iktatószám3:

Másolatkészítő szervezet: Gyomaendrődi Közös Önkormányzati Hivatal (szervezeti egység megnevezése)

Másolat hitelesítését végző személy neve: (a hitelesítést végző személy neve)

Másolatkészítés időpontja: (éééé.hh.nn.)

Másolatkészítési szabályzat megnevezése: (Gyomaendrődi Közös Önkormányzati Hivatalának Másolatkészítési Szabályzata)

Másolatkészítési szabályzat verziószáma:

Másolatkészítési rend elérhetősége (az a pontos honlap link, ahol a szabályzat elérhető):

Tartalmi megfelelés esetén (elektronikus kivonat):

HITELESÍTÉSI ZÁRADÉK

Az elektronikus kivonat a dokumentumba foglalt információtartalmat az alábbi korlátozásokkal tartalmazza:4

Iktatószám5:

Másolatkészítő szervezet: Gyomaendrődi Közös Önkormányzati Hivatal (szervezeti egység megnevezése)

Másolat hitelesítését végző személy neve: (a hitelesítést végző személy neve)

Másolatkészítés időpontja: (éééé.hh.nn.)

Másolatkészítési szabályzat megnevezése: (Gyomaendrődi Közös Önkormányzati Hivatalának Másolatkészítési Szabályzata)

Másolatkészítési szabályzat verziószáma:

Másolatkészítési rend elérhetősége (az a pontos honlap link, ahol a szabályzat elérhető lesz):

3. melléklet

Elektronikus irat hiteles papíralapú irattá alakítása esetén a záradék tartalma

HITELESÍTÉSI ZÁRADÉK

Az elektronikus dokumentumban foglaltakkal egyező tartalmú irat.

Iktatószám6:

Az eredeti elektronikus iratot kiadmányozó személy neve:

Az eredeti elektronikus iratot kibocsátó szerv neve:

Az eredeti elektronikus irat elektronikus aláírás időpontja:

VAGY

Az eredeti elektronikus iraton szereplő elektronikus bélyegző létrehozóját meghatározó adat:

VAGY

Az eredeti elektronikus iraton szereplő azonosításra visszavezetett dokumentumhitelesítés által kiállított igazoláson lévő elektronikus bélyegző létrehozóját meghatározó adat:7

Papíralapú másolat keltezése: (település neve, éééé.hh.nn.)

Másolatkészítő szervezet: (a polgármesteri hivatal neve / szervezeti egység megnevezése)

Másolat hitelesítését végző személy aláírása:

Másolat hitelesítését végző személy neve:

Másolat hitelesítését végző személy bélyegzőlenyomata:


1
2
A kettőspont utáni szöveget a másolat záradékolását, hitelesítését végző személynek kell rögzítenie.
3
.
4
A kettőspont utáni szöveget a másolat záradékolását, hitelesítését végző személynek kell rögzítenie.
5
.
6
.
7
valamelyik a három közül, attól függően, hogy az eredeti iratot aláírással vagy bélyegzővel vagy AVDH-val hitelesítették.