Míg az ügyfélkapu állampolgári oldalról biztosít lehetőséget a hatóságokkal történő kommunikációra, a hivatalok oldalán is szükség volt egy olyan felület kialakítására, fejlesztésére, mely lehetővé teszi számukra a különböző felekkel való hiteles elektronikus dokumentum alapú kommunikációt. Ezen fejlesztés eredménye a hivatali kapu.

A hivatali kapu lehetőséget biztosít a csatlakozott szervezetek számára, hogy hatósági ügyeiket egyszerűbben, gyorsabban, valamint a papírhasználat kiiktatásával költséghatékonyabban folytassák le. Az e-mail-en keresztüli kommunikációval szemben komoly előnyt jelent az, hogy a szervezetek hivatali kapujának egymás közötti kommunikációja, nem utolsó sorban az állampolgárok és hivatalok egymás közötti kommunikációja egy mind a változatlanság, mind a tartalom megismerhetősége szempontjából védett csatornán, bizonylatoltan történik, a kommunikáció későbbi letagadhatóságát kizárva.

Gyomaendrőd Város Önkormányzatának Polgármesteri Hivatala 2009 végétől rendelkezik Hivatali Kapuval, így képes arra, hogy elektronikus úton is fogadja az állapolgárok beadványait. Az egyéni válallkozói ügykörben a jogszabály erejénél fogva ez kizárólag már csak elektronikusan intézhető. Az egyéni vállalkozással kapcsolatos elektronikus ügyintézésről itt olvashat bővebben.

Az elektronikus közszolgáltatásokról szóló 2009. évi LX. törvény, a hivatalos iratok elektronikus kézbesítéséről, az elektronikus tértivevényről szóló 2009. évi LII. törvény, valamint a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény (Ket.) új szabályai egyértelműen fogalmaznak a tekintetben, hogy a hatóságok egymásközti és állampolgárral folytatott kommunikációjában a központi rendszert lehet kizárólag dokumentumértékű kommunikációra igénybe venni.

A hivatali kapun keresztül küldött dokumentumokat a központi rendszer időbélyegzéssel látja el, ami kimutathatóvá teszi, ha valaki utólag megváltoztatta a dokumentum tartalmát, valamint a küldés során a rendszer a küldés tényét igazoló, a tartalom ellenőrzését is lehetővé tevő nyugtát állít ki a küldő számára, amivel a későbbiek során bármikor bizonyítani lehet a dokumentum feladását. A hivatali kapu használója a feladott dokumentum címzett általi átvételéről értesítést kérhet (e-tértivevény), ami szintén bizonyító erejű. Az elküldött dokumentumokat, a feltöltési nyugtákat és az esetleges e-tértivevényeket az elküldött dokumentummal együtt minden esetben meg kell őrizni, a központi rendszer a továbbított dokumentumokat és a nyugtákat nem archiválja, a későbbiek során kizárólag a küldés tényét, az érkeztető számot és a dokumentum egyedi lenyomatát (hash) tudja igazolni az erre jogosultak számára.

A hivatali kapuval rendelkező szervezet által küldött dokumentumokat az állampolgárok az értesítési tárhelyükre kapják, a hivatalok pedig a hivatali kapujukhoz tartozó szervezeti postafiókba. Az állampolgárok, amikor az értesítési tárhelyükre valamelyik hivataltól dokumentum érkezik, arról minden esetben e-mailen keresztül értesítést kapnak (ügyfélkapus e-mail címükre).